תע"ר - מערכת אינטרנטית למסירת תיעוד רפוא

רקע ורציונל

מוסדות הבריאות נדרשים להמצאת מסמכים רפואיים לגורמים שונים: בתי משפט, עורכי דין, חברות חקירות, מטופלים, מטפלים ועוד. קיימים נהלים רבים היוצרים מגבלות והסדרים שונים ונדרשת בקיאות במגוון הנהלים כדי למסור את המידע לפי כללי אבטחת מידע ובהתאם לחוק. הטיפול במסירת המידע מתבצע במחלקות לרישום ומידע רפואי בהתאם לנוהל מסירת מידע רגיש של הכללית.

עד שנת 2014 נעשה שימוש בכלים ממוחשבים וידניים, שלא אפשרו מעקב וכריית נתונים מקצועית. בשיטה זו נמצאו חוסר אחידות בין המוסדות ופערים בגביית הכנסות ובמילוי הנחיות.

ממצאים אלו דחפו את הנהלת הכללית להטמיע את תכנת תע"ר (תיעוד רפואי) לניהול מסמכים רפואיים. תכנה זו מהווה פלטפורמה יעילה ומלאה לניהול בקשות מידע רפואי ומסירת מסמכים. התוכנה מאפשרת הזנת בקשות ודרישות תשלום מרוכזות, ממשקים לרשימת ביקורים ואשפוזים במערכת מנהל חולים ובקהילה וממשק לתעריפון. ניהול הדרישות, התרעות: תאריך פטירה, אשפוז פסיכיאטרי/חסוי, ביטול וס"ר על ידי המטופל, תזכורות, דוחות מעקב וממשק לתעריפון, תוך שמירה על מגוון הכללים הנדרשים בהליך מסירת המידע.

מטרות ויעדים שהוצבו בהטמעת השימוש בתוכנה:

• מחשוב תהליך מסירת המסמכים הרפואיים
• אחידות תהליכי העבודה
• גביית מחיר אחיד לפי תעריפון משרד הבריאות שמשתנה
• חסכון בעלויות
• עליה בהכנסות
• הורדת חסמים למבוטח

תהליך ותוצאות

בין השנים 2012 עד תחילת 2014 התקיים פיילוט בקהילה ובבתי חולים, בעקבותיו בוצעו שינויי גרסאות והחל מאמצע שנת 2014 הוכנסה התוכנה בהדרגתיות בכלל בתי החולים של הכללית. בתחילת 2015 גרסת התכנה הוכנסה למכון מור.

תהליך ההטמעה כלל הדרכות של הצוותים המקצועיים בבתי החולים ותמיכה טכנית ממחלקת מחשוב בהנהלה ראשית. הערות המשתמשים הובילו לעדכוני תהליכים וגרסאות מתקדמות כולל הפקת דוחות כמותיים של נתוני בקשות והכנסות.

תפוקות

מסקנות ותובנות

ההשקעה הארגונית בכתיבה והטמעת התוכנה תרמו לקיצור משמעותי במשך זמן הטיפול בפניות, על ידי יצירת ממשקים עם מערכות מחשוב שונות, יצירת דרישות תשלום אוטומטיות, עבודה במסת דרישות, שמירת תיעוד מכתבים, תהליכים אוטומטיים למכתבי תזכורת, קביעת גורם מבקש בעל חוב ותמיכה בשינויי עלות בכל שלב. כמו כן, התוכנה סייעה לחיסכון בניירת בשל אפשרות סריקת מסמכים וצירופם כקבצים, לאחידות ודיוק בגבייה ועלייה בהכנסות, ליצירת מאגר גורמים מבקשים כלל ארגוניים, קביעת תעריפון מרכזי אחיד, תבניות מכתבים וסטנדרטיזציה במסירת מסמכים.

עוד נציין כי לצד הפיתוח והשירות, הצורך בהגנה על מאגרי המידע לא היווה חסם בפני המבוטח לקבל את מבוקשו.

תרומה והשלכות להמשך

השימוש בתוכנה תרם לייעול משמעותי בעבודה, שיפור השירות לגורמים המבקשים, העלאת שביעות רצון המשתמשים והלקוחות, אכיפת נהלים, האחדה ועלייה בהכנסות. בהמשך מתוכנן פיתוח ממשקים נוספים: ארכיון תל בר, ניהול סיכונים, ביטוח לאומי, סאפ, שימוש בכספות. פיתוחים אלה, צפוי כי יקצרו עוד יותר את משך הטיפול בגורמים הפונים תוך העלאת שביעות רצון המשתמשים.

לפרויקט זה ערך מוסף בהנגשת התיק הרפואי האישי למבוטח, נוסף על חיזוק וביסוס המובילות של הכללית בתחום שיפור השירות בכלל ולחדשנותה בתחום הטכנולוגי בפרט.