רקע ורציונל
הטמעת רשומה רפואית ממוחשבת בכלל בתיה"ח של הכללית הינה משימה מורכבת ,שלשמה הוקמה מינהלת מרכזית בהנהלת הכללית. ההטמעה שהתבצעה בצורה מדורגת ולא בו זמנית בלל בתיה"ח הביאה לכך שאין אחידות בגרסאות המותקנות . פיתוחים , הוספת רכיבים, וטיוב התוכנה ממשיכים כל הזמן , אך ישימים לעיתים רק לאחר תום ההטמעה הצמודה ואז נוצר הצורך להעביר המידע לכלל בתיה"ח ומשתמשי המערכת הפזורים בכל הארץ. ניהול ידע הוא אסטרטגיה ניהולית לפיה על הידע הנכון להיות זמין לאנשים הנכונים בזמן הנכון, וזאת בכדי לבצע את פעילותם בצורה מיטבית, בנייה ושימוש בפורטל ייעודי לנושא ,המנוהל בידי המינהלת המרכזית המרכזת את כלל הידע ,נמצא כדרך המתאימה ביותר ליישום האסטרטגיה.
שיטות
הוקם אתר מינהלת מרכזית ברשת הארגונית. האתר הוזן במידע מגוון כגון חומרי הדרכה והטמעה, עדכונים על הפרויקט, בקשות לשינויים ועוד.
במהלך התקדמות ההטמעה בארגון הוזנו תכנים נוספים בהתאם לצורך וניתנו הרשאות למשתמשים להזין בקשות לפיתוחים ושינויים.
האתר מתעדכן באופן שוטף בתכנים חדשים ועדכונים על ההטמעה על מנת שכל המידע יהיה בו רלוונטי וזמין למשתמשים
תוצאות וממצאים עיקריים
סביבת עבודה בהטמעת הרשומה הממוחשבת במינהלת המרכזית הינה מורכבת - בכל רגע נתון מתנהלים פרויקטים רבים ופעילויות המניבות תוצרים חדשים, שינויים בקיים ,ועדכונים על השינויים הצפויים וההיערכות להם .
בניית הפורטל נתן מענה למטרות הבאות :
- ניהול הידע כאסכולה ניהולית המהווה חלק בלתי נפרד מתחומי האחריות המקצועיים של המינהלת המרכזית.
- שימוש במערכת שמאפשרת גישה קלה יחסית לפריטי מידע בתחומים שונים
- קיום מערכת כללים ברמת המינהלת כגון בקשות לפיתוח דרך פורטל המינהלת ומתן תשובה דרך הפורטל, מסייע בהתייעלות: מניעת כפילויות ,קיצור זמן חיפוש אחר מידע/ אחזור מידע , אי המצאת הגלגל מחדש
- יכולת תגובה מהירה ואפקטיבית לבקשות
- יצירת קהילות ידע- ודרכן העברת ידע שנמצא ברשות מומחים למידע שיופץ בין המשתמשים הרבים
- כלי באמצעותו ניתן לאתר פרקטיקות מיטביות, לשמרן ולהפיצן לשאר
- הגברת האמון ויחסי העבודה בין המינהלת המרכזית למינהלות המקומיות במוסדות בשטח
מסקנות ותובנות
פורטל המינהלת המרכזית מבסס את הידע, מנגיש אותו ומסייע בהפצתו למשתמשים בארגון. הוא מהווה מאגר מידע של הטמעת הרשומה הממוחשבת ומאפשר למשתמשים להתעדכן באופן עצמאי ולחפש מידע בהתאם לצורכיהם. בנוסף, הפורטל מייעל את העבודה ע"י חשיפת המשתמשים לדרישות ושאלות של כלל הארגון וכך יורדת הסבירות שאותן בקשות יועלו בשנית.
המשתמשים לא רק חשופים למידע אלא יכולים להזין מידע, לשאול שאלות ולהיות שותפים פעילים באופן זה הפורטל מתעדכן ומתחדש והופך להיות כלי בעבודה היומיומית.
