תיק רפואי ממוחשב , יותר מאשר שימוש בעט ונייר משפיע על עבודה מלאה ונכונה של כל העוסקים בטיפול בחולה. אחת הסיבות העיקריות למחשוב הגיליון נבעה מהצורך למזער טעויות. מאידך, גיליון ממוחשב "הצמיח" טעויות מזן חדש. טעויות שחלקן נצפו מראש וחלקן זוהו במהלך השנים עם צבירת ניסיון ועבודה עם מערכות שונות.
טעויות ממוחשבות נובעות הן בשל התנהגות והתנהלות שגויה של משתמשים והן בשל "מגבלות המערכת".
טעויות משתמש נובעות מסיבות שונות. בחלקן מהקלקה או הקלדה שגויה. לדוגמא, בחירה לא נכונה מרשימה או בשל אי ביצוע שינויים בתפיסה. עבודה ממוחשבת מחייבת "החלפת דיסקט" בגישתם של המשתמשים. מחייבת שינויים בהתנהלות, הבאים לידי ביטוי בכל שלב ושלב בעבודה מול המחשב. שינויים המתחילים בנעילת המסך בכל רגע בו עוזבים את המחשב וכלה בהבנת הרעיון של עבודה עם מערכת גנרית, הכרה במגבלותיה ומשמעותם על אופן כתיבת ההוראות והדיווח.
"מגבלות מערכת" נובעות מהקושי להתאים מערכת גנרית הן לאופן התנהלות המשתמשים והן למצבו של כל מטופל. התאמות דורשות זמן ופיתוח שלהם משמעות תקציבית. בפיתוח מערכת יש להכיר היטב את עבודת האחות והרופא. יש להבין את אופן וסדר החשיבה וכמובן את תהליך קבלת ההחלטות . התאמת המערכת לצרכים צריכה להתבצע הן ברמת הכתיבה והן ברמת התצוגה למשתמשים. לאופן התצוגה של המידע ושל ההוראה יש משמעות קריטית במניעת טעויות. לדוגמא, עומס פרטים מהווה עומס קוגנטיבי למשתמש המונע ממנו להתייחס לעיקר בהוראה.
מערכת ממוחשבת אמורה לשרת את המשתמשים בכל רגע בעבודתם ועשייתם. היא אמורה להיות זמינה, מהירה, קלה להבנה ולתפעול . בלשון אחרת היא אמורה להיות "ידידותית למשתמש". כמו כן היא אמורה להיות מספיק מתוחכמת, המספקת ומצליבה נתונים, מפעילה מערכת התרעות ותזכורות, מכוונת ותומכת בקבלת החלטות ובהתאם בעשייה מלאה ונכונה.
היערכות נכונה ומקדימה (לפני הטמעה) להתמודדות עם טעויות פוטנציאליות הינה הדרך הנכונה להכניס מערכת כזו למחלקות בית החולים. אלא שהרכבת כבר יצאה לדרך ואולי אף הגיע לתחנה סופית. ישנה תחושה של סלחנות יתרה לטעויות ממוחשבות. טעויות שזעזעו בעבר את המערכת, עוברות לסדר היום ובמקרים בודדים מקפידים על דיווח של "אירוע חריג".
כל מערכת העוסקת בתיק הרפואי צריכה להתבסס על סטנדרטים מקצועיים. סטנדרטים התואמים את דרישות משה"ב במסגרת בקרות איכות וכמובן את דרישות האקרדיטציה. סטנדרטים עליהם התבססו בעבר בכתיבת נהלי עבודה (כמו הנחיות לכתיבת הוראה לטיפול תרופתי) ובחלקם אף הושרשו בעבודה, אך נמוגו עם המעבר למחשוב.
עבודה רבה נדרשת בביצוע בקרה צמודה ותיקון הדרך הן בקרב משתמשים והן בפיתוח מותאם לדרישות. יש לבצע שינויים ברמת הקיסטום (בכלים הקיימים בכל מערכת) כמו בניית רשימות מובנות, פרוטוקולים תכניות טיפול. במקרה הצורך יש להמשיך ולהרחיב את פיתוח המערכת . יש להעביר הדרכות חוזרות למשתמשים לשימוש נכון ומיטבי במערכת הקיימת. יש להקפיד על דיווח של אירועים חריגים, להציגם בפני הצוות ולדון בהם באופן מסודר. יש צורך בבניית דוחות בקרה המקלים על הצוות המנהל ולהמשיך במרץ בעשייה למתן טיפול איכותי.
קביעת סטנדרטים, פיקוח ובקרה אמורים להתבצע ברמות שונות, ברמת הנהלת המחלקה, הנהלת ביה"ח ומשרד הבריאות.
