אוטומציה מקצה לקצה בתהליך ניהול מלאי וניפוק התרופות בבית החולים רמב"ם

רקע ורציונל: חטיבת המרכזים הרפואיים מטמיעה את מערכת "מזור" – מערכת ERP, התומכת בניהול ובתפעול משאבי המרכזים הרפואיים ובכלל זה הניהול הלוגיסטי. המערכת פועלת באינטגרציה מלאה עם שאר המערכות הרפואיות במרכזים הרפואיים ומסייעת לתהליך ניהול ושיתוף המידע בין כלל הגורמים הרלוונטיים.

המרכז הרפואי רמב"ם יזם הטמעה של מערכת רובוטית חדשנית מהמתקדמות מסוגה- איי-רוקח, שנועדה לתמוך בניהול התהליכים בבית המרקחת ולשפר את רמת השירות ליחידות הקצה. המערכת, אשר נרכשה על ידי המרכז הרפואי מסוגלת לאכסן ולהנפיק עשרות אלפי תרופות, למיין במהירות רבה תרופות ארוזות, לסדרן על מדפים וללקט אותן לפי הצורך.

כדי לאפשר לנהל את מלאי התרופות בצורה מבוקרת, לספק תמיכה אוטומטית מלאה בשרשרת האספקה ולנצל בצורה מיטבית את יכולות כל אחת מהמערכות – המערכת הלוגיסטית והמערכת הרובוטית נדרשה אינטגרציה ביניהן.

מטרות: פיתוח הממשקים בין המערכות נועד לאפשר לקיים תהליכי שרשרת אספקה יעילים ואפקטיביים משלב ההזמנה למלאי, דרך הדרישה לניפוק תרופות ועד לניפוק ולהורדה מהמלאי:

§ הזמנה – הזמנת התרופות מהספקים מבוצעת במערכת ה- ERP, כולל מעקב אחר ניצול ויתרות המלאי.

§ אחסון התרופות – רישום המלאי הנכנס במערכת הרובוטית תוך מיון וסידור אוטומטי של התרופות. רישום הכניסה למלאי מעדכן בממשק את מערכת ה-ERP.

§ ניפוק – ניפוק התרופות לנקודות יציאה: דלפק שירות, הזמנה מרוכזת לפתח שרות, הזמנה ארוזה בארגזים או ל"כספומט" המאפשרת לנפק תרופות ליחידות בשליטה מרחוק לאחר שעות הפעילות. עדכון המלאי במערכת ה-ERP באמצעות ממשק מהמערכת הרובוטית.

תוצאות וממצאים עיקריים:

§ האינטגרציה בין המערכות מאפשרת לשקף תמונת מצב מלאי עדכנית במודול הלוגיסטי במערכת ה-ERP ללא צורך בדיווח כפול על ידי הרוקחים.

§ שימוש ב"כספומט" מאפשר שליטה מרחוק והזמנה 7 ימים בשבוע 24 שעות ביממה.

§ השימוש במערכת הרובוטית מספק נצילות אחסון גבוהה ואופטימלית תוך לקיחה בחשבון של גודל אריזה, שטח אחסון פנוי ותוקף התרופות.

מסקנות ותובנות:

§ בתקופת הקורונה בה הושלמה האינטגרציה בין המערכות, המאופיינת בעומס גדול במרכזים הרפואיים, צריכת תרופות מוגברת ומחסור משמעותי בכ"א – אוטומציה של תהליכים היא צו השעה.

§ מיכון פעילויות וצמצום הזמן המושקע בפעולות טכניות, מפנה את זמן הצוות הרפואי וצוות הרוקחים להשקעה באיכות הטיפול.

§ ממשקים אוטומטיים בין מערכות מאפשרים לנצל בצורה מיטבית את השימוש בהן ולנצל את זמנם העובדים.

§ פיתוח ממשקים מחייב עבודה משותפת בין משתמשי הארגון, מומחים טכנולוגיים של המערכות המעורבות.

תרומה והשלכות להמשך: ההערכה במרכז הרפואי כי שילוב הרובוט והאינטגרציה שבוצעה יחסכו בזמני ההמתנה להנפקת תרופות בכ-60% ויפנו את זמנם של הצוותים הרפואיים לטיפול .

הפרויקט מהווה אבן דרך משמעותית בניהול שרשרת האספקה של התרופות וצפוי כי מרכזים רפואיים נוספים ייזמו הטמעה של מערכות מסוג זה.