תיק מסמכים דיגיטלי במרכזים הרפואיים הממשלתיים לניהול, אחסון ושיתוף מסמכים ולצמצום השימוש בנייר

רקע ורציונל: בתהליכי הטיפול האדמיניסטרטיביים והקליניים במטופלים, המגיעים למפגשים במרכזים הרפואיים, משולבים מסמכים רבים. חלק מהמסמכים מתקבלים מגורמים חיצוניים וחלקם נוצרים במהלך האשפוז. המסמכים נדרשים לשמירה למשך שנים רבות בהתאם להנחיות גנזך המדינה.

עשרות דפי נייר מסוגים שונים מתויקים בתיקים הפיזיים של כל מטופל, מועברים לסידור, ארגון ואחסון ידני במחלקת הרישום הרפואי וחלקם אף משונעים לאחסון בחברות חיצוניות.

שיטת תיוק זו מקשה מאוד על איתור מידע חשוב, גורמת לבזבוז זמן, מאריכה את התהליך ופוגמת בשלמותו, שכן לא תמיד התיקים או המסמכים נמצאו. בנוסף, למסמכים הנשמרים פיסית לא קיים גיבוי לדוגמא במקרה של שריפה או נזקי מים.

חטיבת המרכזים הרפואיים הממשלתיים ביקשה להעמיד לשימוש המרכזים הרפואיים פתרון אחיד ומתקדם לניהול מסמכים אלקטרוניים, אשר יחליף את השימוש בתיקי הנייר, ייעל את תהליכי הטיפול במסמכים החל משלב התיוק ועד לשלב האיתור ויחסוך בעלויות האחסון הפיסי.

מטרות: הקמת מערכת ארכיון דיגיטלי, שתתמוך בסריקה ובאחסון של המסמכים מכל מערכות המרכזים הרפואיים ובכך תאפשר:

§ פינוי זמן לצוותים במרכזים הרפואיים

§ צמצום שטחי אחסון והקטנת עלויות אחסון

§ אחידות בסוגים ובמבנה התיקים במרכזי הרפואיים

§ העלאת רמת הזמינות והנגישות למסמכים

§ קיצור משך איתור המסמכים

§ יצירת גיבוי למסמכים

תוצאות וממצאים עיקריים: הקמת תיק המסמכים הדיגיטלי התבססה על תשתית דוקומנטום - פלטפורמה מתקדמת לניהול תוכן אירגוני, התומכת באחסון כמויות גדולות של מסמכים וגמישה להפעלה במגוון סביבות וממשקים.

המערכת עובדת בשילוב עם המערכות האדמיניסטרטיביות והקליניות.

המערכת שפותחה תומכת ב:

§ גישה ישירה לסריקה מתוך מערכות הליבה.

§ ייבוא קבצים ממגוון מערכות מכשור רפואי ומגורמי חוץ.

§ ייבוא אוטומטי של פרטים מזהים ואינדקסים לשמירת מסמכים ותיוק במחסן הדיגיטלי המרכזי.

§ חיפוש מסמכים ע"פ קריטריונים מרובים.

§ הצגת המסמך, הדפסה או ייצוא המסמך לגורמי חוץ.

§ הגדרת הרשאות למשתמשים ולקבוצות.

§ ניהול לוג מסודר של כל הגישות / שינויים במסמך.

המערכת פותחה כך שתתמוך בדרישות הפונקציונאליות כמו גם דרישות של "ארכיון המדינה" כמו: וידוא תאימות למקור, מגוון שדות לזיהוי ואימות, לוג פעילות מלא ועוד. כמו כן גובשו נהלי עבודה והוסדרו תהליכים במחלקת רשומות רפואיות המנחים את הצוותים כיצד לבצע את נהלי הבקרה והאימות. המערכת נבדקה ע"י צוות מטעם "ארכיון המדינה" ועמדה בתנאים המאפשרים ביעור מסמכי הנייר שהועלו למערכת.

המערכת שיפרה לאין ערוך את נגישות הצוותים (רפואי ואדמיניסטרטיבי) למסמכים הנלווים לתיק הרפואי, חסכה בעבודה הידני לטיפול במסמכי נייר, צמצמה את העבודה הידנית במחלקת הרשומות הרפואיות וחסכה בעלויות האחסון למשך שנים רבות.

נכון להיום המערכת מופעלת בהצלחה בשלושה מרכזים רפואיים.

מסקנות ותובנות: שימוש במערכת לניהול מסמכים, המשתלבת בצורה אינטגרטיבית בתהליכי העבודה, מביאה לחסכון תפעולי משמעותי, לחיסכון בעלויות ולשיפור איכות תיעוד המידע (המסמכים) הנשמר לכל מטופל.

תרומה והשלכות להמשך: המערכת תורחב לשימוש ל-4 מרכזים רפואיים נוספים בשנה הקרובה.

ההתבססות על פלטפורמה מתקדמת לניהול מסמכים, תאפשר להמשיך ולפתח את המערכת לפי צרכי הארגון, לדוגמא: ניהול קבצי מדיה, אינטגרציה עם מנגנון OCR ועוד.