אפליקציה לניהול יעיל ומבוקר של תהליכי השינוע במרכזים הרפואיים הכלליים

רקע ורציונל: במרכזים הרפואיים הממשלתיים מתבצעים מידי יום אלפי תהליכי שינוע של מטופלים בין מחלקות - מיון, אשפוז ומרפאות, לצורך טיפול וביצוע בדיקות ושל ציוד.

הייזום להפעלת תהליך שינוע מתחיל בהזמנת שינוע הכוללת את פרטי המטופל/הציוד המיועדים לשינוע, מקום האיסוף והיעד. ההזמנה מועברת למוקד שינוע, שאחראי לשבץ את המשימה למשנע, בהתאם לקריטריונים כמו דחיפות הפעולה וזמינות המשנעים.

עד לא מכבר ההזמנות בוצעו במערכת התפעולית והקשר עם המשנעים, כולל הודעה על שיבוץ, התבסס על שליחתSMS או בשיחות טלפונית. העבודה במתכונת זו הקשתה על המעורבים בתהליך לבצע מעקב שוטף ועדכני אחר סטטוס הטיפול בהזמנה – המחלקות המזמינות, מוקד השינוע, והמשנעים עצמם.

עם פרוץ מגפת הקורונה חלו שינויים בפעילות המרכזים הרפואיים. ממחלקות הקורונה שהוקמו עלו דרישות רבות לשינועים, רובם דחופים. לצד העלאת הבקשות חל צמצום משמעותי בהיקף כ"א הזמין כתוצאה מכניסת עובדים לבידוד או מחלה ולאור העברת הצוותים לעבודה בקפסולות.

לאור ההבנה כי תמונת מצב בזמן אמת של כל השינועים והמשנעים תאפשר לנהל בצורה יעילה יותר את התהליך, הוחלט ביוזמת אגף מערכות מידע להעמיד פתרון דיגיטלי, שיתמוך בתהליך ויהיה קל ונוח לשימוש. הוחלט לפתח אפליקציה, שתותקן על הטלפון החכם של המשנעים ותפעל מול מערכת השינוע המרכזית.

מטרות: שיפור תהליכי השינוע בכל שלביו: שיבוץ למשנע, היזון חוזר של המשנע על סטאטוס הפעילות, מדידת זמני הביצוע ויכולת בקרה על פעילות המשנעים.

תוצאות וממצאים עיקריים: אגף מערכות מידע אפיין ופיתח אפליקציה, המותקנת על המכשירים הניידים של המשנעים ומאפשרת להם לנהל רשימת עבודה, לקבל משימות והודעות בזמן אמת ולדווח סטטוס ביצוע– הגעה ליעד איסוף, איסוף אובייקט השינוע והגעה ליעד השינוע. האפליקציה פועלת בממשקים מול מערכת השינוע. כמו כן פותחו ממשקים למערכת ניהול המשמרות. תהליך השינוע התבסס על רכיבים קיימים במערכת המרכזית, התומכים ביצירת הזמנה, מעקב סטטוס, שיבוץ משנעים וכד`.

הפתרון שהועמד שיפר לאין ערוך את תהליכי השינוע במרכזים הרפואיים תוך ניצול יעיל יותר של העובדים ותרם לשביעות רצון מצד כל המעורבים. היכולת לזהות את המטופלים על פי ברקוד צמצמה טעויות בזיהוי.

מסקנות ותובנות: פיתוח אפליקציה העושה שימוש במכשור סלולארי, הזמין לכל עובד, מאפשרת לנצל יכולות מובנות במכשור, לדוגמא: עדכונים בזמן אמת, איתור מיקום, זיהוי מדויק של המטופל ע"י קריאת ברקוד עם פרטי המטופל.

העמדת פתרונות "לווין", המתממשקים למערכות הליבה הארגוניות ומזינים אותן, יכולים לתרום לא רק לרמת עדכניות הנתונים, אלא להוסיף גם מימדים נוספים, המאפשרים לשפר את איכות ויעילות התהליכים.

תרומה והשלכות להמשך: השימוש באפליקציה מאפשר לנצל בצורה יעילה יותר את העובדים, את רמת השירות והבטיחות למטופלים.

החטיבה פועלת להמשך פיתוח אפליקציות נוספות, לשיפור תהליכים תפעוליים נוספים.