תהליך מקוון של שליחת מסמכים לא רפואיים לארכיון החיצוני

רקע ומבוא
שירותי בריאות כללית, בהיותו ארגון הבריאות הגדול בישראל - 13 בתי חולים ושירותי קהילה בכל רחבי הארץ, נדרש לקבוע לעצמו , תהליכים שמטרתם לנהל ולייעל את אופן שליחת המסמכים לארכיון החיצוני  במהלך השנה נשלחים לארכיון החיצוני מאות אלפי רשומות לא רפואיות (מסמכים השייכים ללוגיסטיקה, משאבי אנוש, כספים וכד`).העלות הנאמדת לשמירתם הינה במיליוני שקלים לשנה.
בעיות במצב הקיים
*לא היו קיימים תהליכים  אחידים  ויעילים לגבי אופן שמירת המסמכים, אילו מסמכים נדרש לשמור ואילו לא נדרש לשמור;
*לא הייתה קיימת מערכת ממוחשבת בה ניתן לאתר את תקופות השמירה השונות בהתאם לסוג המסמכים;
*לא היו תהליכים אחידים ויעילים לשליחת מסמכים לארכיון;
*לא היה קיים תהליך ממוחשב של שליחת מסמכים הכולל אישור של הממונה וכן בקרה של איש *לוגיסטיקה ועקב כך נשלחו חומרים אשר לא היו אמורים להישלח;
* בחלק גדול מהמסמכים לא צוינו תאריכי הביעור ולכן הרבה מסמכים היו נשמרים לצמיתות;
*לא קיים תהליכי בקרה על מסמכים שהגיע זמנם לביעור;
מצב זה גרם לכך שלא הייתה אחידות, מסמכים רבים הודפסו שלא לצורך במקום לשמרם במחשב, מסמכים נשלחו לארכיון חיצוני  לתקופות ארוכות או לצמיתות .כל זה גרם גם לעלויות מיותרות הן בכסף והן במשאבי אנוש שניתן היה לחסוך באמצעות קביעת תהליכים אחידים וממוחשבים.
תהליך
*הוגדר נוהל שמירת מסמכים לא רפואיים בבתי החולים ובקהילה.
*הוקם אתר בפורטל הארגוני שבו ניתן לאתר את כל המסמכים ותקופות השמירה שלהם;
*מוחשב תהליך שליחת מסמכים לא רפואיים לארכיון באמצעות כלי - SharePoint InfoPath ו Nintex. הכולל את פרטי המסמך הנשלח ( Metadata)  וכן הוגדר אישור תהליך מקוון של שליחת המסמכים מרגע הייזום ועד לאישור הגעת הפריטים לארכיב.
פירוט התהליך האישורים המקוון:
היוזם הרוצה לשלוח מסמכים לארכיון החיצוני ממלא טופס מקוון; לאחר מילוי פרטי המסמך הכולל תאריך ביעור המסמכים נשלח מייל אוטומטי למנהל (ראש אגף/ ראש החטיבה) לצורך אישור שליחת המסמכים; לאחר אישור המנהל נשלח מייל אוטומטי לאיש לוגיסטיקה האחראי על תהליך השליחה אשר מוודא שניתן לשלוח את המסמכים על פי הנוהל שהוגדר; לאחר אישור של איש לוגיסטיקה נשלח מייל לארכיון החיצוני; לאחר קבלת המסמכים לארכיון החיצוני נשלח מייל ליוזם.
תוצאות מסקנות
התהליך המקוון נועד לחסוך בעלויות ולחסוך במשאבים של שליחת המסמכים לארכיון החיצוני שכן טרם השליחה מתבצע תהליך בקרה האם המסמכים אכן צריכים להשלח לארכיון כמו כן האם נרשם תאריך הביעור; הטמעת שינוי בעבודה השוטפת התהליך מכריח את העובדים  לבדוק האם נדרש לשלוח את המסמכים לארכיון החיצוני; יוגדרו מדדים לביצוע ביעור המסמכים לאחר תום תקופת השמירה; לכללית יהיה מסד נתונים של המסמכים הנשלחים לארכיון חיצוני לצורך ניהול ידע ומידע.
התהליך יחסוך להערכתנו כ-25% מהניירת שלא תישלח כלל לארכיב, תסייע בביעור של לפחות 20% מהניירת הנמצאת בארכיב, יחסוך זמן עבודה רב למשתמשים ולמנהלים רבים בארגון. בשנת 2014 חסכנו כ-200 אש"ח מתוך 600 אש"ח.