מחשוב הזמנת תרופות מבית המרקחת ע"פ הוראות מתוך תיק המטופל בבי"ח

רקע
בית המרקחת בבי"ח כרמל אמון על אספקת תרופות לכלל המטופלים המאושפזים בבי"ח. בבית המרקחת עובדים כ- 15 רוקחים המספקים תרופות ל- 30 מחלקות ויחידות בביה"ח. בכל מחלקת אשפוז קיים ארון תרופות הכולל תרופות בשימוש המחלקה, עפ"י תקן קבוע מראש. אחת לשבוע הרוקחת המצוותת לאותה מחלקה מגיעה למחלקה ובודקת אילו תרופות ירדו מרמת המלאי המומלצת ומשלימה את המלאי לכמות בתקן (השלמה לתקן). לעיתים יש צורך בתרופות מיוחדות שאינן נמצאות בארון התרופות המחלקתי למתן טיפול בחולה. תרופות אלו מוזמנות מבית המרקחת ע"י האחיות במחלקות בשיטות שונות, בין היתר באמצעות טופס ידני הנשלח בפקס. לעיתים ההזמנה נכתבת בכתב יד וכוללת שם תרופה בלבד, ולעיתים מודפס דף הוראות למטופל מתוך מערכת תיק החולה הממוחשב ושם התרופה החסרה מסומן בעיגול. רישום ידני זה גורר חוסר בהירות וחוסר מידע מדויק בנוגע לתרופה המוזמנת. בנוסף, הרוקחת נדרשת לתקף את התרופות המוזמנות אל מול הוראות הרופא, הנמצאות בתיק הממוחשב. תהליך זה מצריך הרבה ניירת, זמן ושיחות טלפון לבירורים. בתהליך זה גם לא ניתן לבצע בקרת ביצוע יעילה ושוטפת בנוגע להזמנות חוזרות או זליגת תרופות. על רקע זה עלה הצורך בכלי ממוחשב להזמנה יזומה של תרופות חסרות מתוך תיק החולה הממוחשב (מערכת קליקס בי"ח). תהליך זה משלים את הזמנות התקן (רמות המלאי) של התרופות במחלקות ואינו מחליף אותו, אך יחד עם זאת, ניתן להזמין דרכו גם תרופות שנמצאות בתקן.
התהליך
התהליך החדש (הממוחשב), כולל הזמנות לתרופות חסרות ע"י האחות במחלקה בלחיצת כפתור מתוך תיק המטופל בקליקס אל מול ההוראות הרפואיות שנרשמו לאותו מטופל. אפשרות ההזמנה היא מהירה ונוחה. בעת סידור עגלת התרופות, כשהאחות רואה שחסרה תרופה, היא לוחצת בקליקס בקליק ימני על שם התרופה שחסרה לה ומבצעת הזמנה. במידה והתרופה הוזמנה כבר לאותו מטופל, מופיעה התראה לאחות. נתוני התרופה (שם, מינון ותדירות) ,שם האחות המזמינה, תאריך ושעת ההזמנה, מופיעים בדוח מרוכז מקוון, לפי שם המחלקה המזמינה. בית המרקחת צופה בדוח זה בשעות קבועות שהוגדרו ומספק את ההזמנות למחלקות בהתאם למלאי הקיים. באופן זה בית המרקחת יכול לבצע מעקב מלא לגבי מה הוזמן, ללא צורך בניירת ופקס. הרוקחת יכולה להיות בטוחה שהתרופה שהיא מספקת היא מתוך הוראה רפואית ולא הזמנה למלאי ארון התרופות. כמו כן, גם מבחינת ניהול סיכונים ובטיחות המטופל היתרון הוא גדול מאוד ותמנענה טעויות. גם המחלקה המזמינה יכולה לצפות בדוח זה באותו האופן ולבצע מעקב אחר התרופות שהוזמנו על ידה.
תוצאות
תהליך זה הופעל בתחילה כפיילוט בשתי מחלקות ולאחר מכן הורחב לשאר מחלקות האשפוז. שביעות הרצון של המחלקות ושל בית המרקחת מהתהליך החדש גבוהים ביותר – למעלה מ-95%. כלי ממוחשב זה, ייעל את התהליך של בית המרקחת מול המחלקות והגדיל את רמת הרוקחות הקלינית . צריכת התרופות במחלקות ירדה בחלק מהתרופות בכ-20% בתרופות השכיחות, ובמקביל סיפק הכלי הממוחשב מידע מדויק לגבי תרופות המטופלים, תוך הפחתה משמעותית בכמות הפקסים שהתקבלו ומספר שיחות הטלפון.
מסקנות
כלי ממוחשב זה שיפר מהותית את תהליך הזמנת וניפוק התרופות החסרות. בנוסף, הכלי משמש לניהול, שליטה ובקרה אחר הזמנות התרופות למטופלים, וכן מספק נתונים לניתוח ותכנון המשאבים הנדרשים. בשלב השני של הפרויקט מתוכנן להוסיף משוב מקוון למחלקות על סטאטוס אספקת התרופות (הוכן, נופק, בוטל וכו`).