מערכת הזמנות שינוע כמודול בתיק החולה הממוחשב

רקע
בבי"ח כרמל, כביתר בתי החולים, פועל מוקד שינוע, הכפוף למערך הלוגיסטי של בי"ח ואמון על שינועם של המטופלים בתוך בי"ח לצורך ביצוע בדיקות, פרוצדורות וניתוחים. מוקד זה, המנוהל ע"י אחראי השינוע, מתפעל צוות של 25 סניטרים, הנותן מענה לכ-600 קריאות בממוצע ביממה. הקריאות מגיעות אל המוקד ממכוני הבדיקות השונים בבי"ח, בראשם מכון הדימות המייצר כ-40%  מהקריאות המגיעות למוקד, וכן ממחלקות האשפוז ומחדרי ניתוח. אחראי המוקד מקבל את הקריאות באמצעות טלפון או אינטרקום ומנהל רישום ידני על גבי טפסים, כולל שיבוץ שמי לסניטרים המשנעים וכן סימון לגמר ביצוע. העומס תחתיו פועל אחראי המוקד הינו רב וכולל מענה בו זמני לקריאות רבות בשעות השיא, דבר הדורש ממנו מיומנות ואחריות רבה. הניהול והרישום הידני אינם מאפשרים בקרת ביצוע יעילה ושוטפת וברמה תכנונית אינם מספקים נתונים לגבי עומסים, תפוקות בפועל ומשאבים נדרשים (מספר סניטרים) בשעות העומס השונות. על רקע זה עלה הצורך במערכת ממוחשבת לניהול המוקד והזמנות השינוע המתקבלות בו. בניגוד לבתי חולים אחרים בהן הוטמעה מערכת הזמנות שינוע חיצונית עצמאית (stand alone), בחר בי"ח כרמל להטמיע מערכת ממוחשבת לניהול ובקרת הזמנות השינוע של המטופלים, המהווה מודול אינטגרטיבי בתוך מערכת תיק החולה הממוחשב של בי"ח (מערכת הקליקס של חברת ראשטוב). מודול זה נקרא "מודול שינוע".
התהליך
בתהליך החדש כל ההזמנות לשינוע מטופלים נעשות מתוך תיק החולה הממוחשב - מערכת הקליקס. מרבית ההזמנות מיוצרות באופן אוטומטי בשלב מקדים כתוצר נלווה של הזמנה לבדיקה כלשהי (דימות, אקו וכו`) שעשה הרופא למטופל בתיק. בהזמנה לבדיקה מצוין אם נדרש שינוע של המטופל וכן מידע נוסף (ציוד נלווה, בידוד וכו`). ע"ס מידע זה מייצר מודול השינוע במערכת הזמנת שינוע אוטומטית הכוללת את כל פרטי המטופל וממתינה בסטטוס "בקשה" להפעלה. המכון שמזמין את הסניטר או מוקד השינוע מפעילים את ההזמנה הממתינה באמצעות עדכון הסטטוס ל"תואם" בסמוך למועד הנדרש בפועל לשינוע החולה. מחלקות האשפוז והמכונים צופים ברשימה מרוכזת של כל הזמנות השינוע שביצעו כולל סטטוס עדכני של כל קריאה. מוקד השינוע מתזמן ומשבץ את ההזמנות לסניטרים המשנעים ומעדכן סטטוס "בוצע" לכל קריאה שהסתיימה.
תוצאות
מודול השינוע הופעל בשלב ראשון במכון הדימות ומוקד השינוע ומשם יורחב השימוש בה גם למחלקות האשפוז ויתר בי"ח. 90% מצוות מכון הדימות וצוות השינוע הביעו שביעות רצון גבוהה מהתהליך החדש.  המודול ייעל את התהליך התפעולי של מוקד השינוע וחסך בממוצע כשעתיים ביום מסך כל  הזמן הנדרש מהמוקד לניהול ורישום אותן קריאות. במקביל  סיפק המודול למוקד מידע מדויק של המטופלים (ובכך מנע טעויות זיהוי), הוריד משמעותית את מספר שיחות הטלפון והאינטרקום שקיבל המוקד ושמר על חסיון מידע (העברת פרטי מטופלים באינטרקום הקולני פסקה).
מסקנות
מודול השינוע הממוחשב סיפק למוקד השינוע ולבי"ח כולו כלי מרכזי לניהול, שליטה ובקרה אחר ההזמנות לשינוע המטופלים, החל משלב ההזמנה ועד גמר ביצוע, תוך שמירה על חסיון מידע,  צמצום טעויות (ניהול סיכונים) ובאינטגרציה מלאה לפרטי המטופל הנגזרים מתוך תיק החולה הממוחשב ותהליכי הזמנת הבדיקות המתועדים בו.  הכלי מספק גם  נתונים לניתוח ותכנון משאבי השינוע בבי"ח בראיה כוללת.