תהליך מקוון של בדיקה ואישור יזום פרויקטים בתחום הלוגיסטיקה והתשתיות

תהליך מקוון של בדיקה ואישור יזום פרויקטים בתחום הלוגיסטיקה והתשתיות
רקע ומבוא

בשירותי בריאות כללית, בהיותו ארגון הבריאות הגדול בישראל - 13 בתי חולים ושירותי קהילה בכל רחבי הארץ, מתבצעים במהלך השנה עשרות פרויקטים של בינוי, שיפוץ בתי חולים ומרפאות הפרויקטים נאמדים במאות מיליוני שקלים. טרם ביצוע הפרויקט ( בהתאם לנוהל יזום פרוייקטים בתשתיות ובינוי ) כל מוסד (מחוז/בית חולים) נדרש להגיש בקשת "יזום פרויקט", דהיינו מסמך נתונים של הפרויקט (מטרת הפרויקט, עלויות בינוי, לו"ז ביצוע הפרויקט, עלויות רכש ציוד וכו), לאחר בחינת "יזום פרויקט" ע"י גורמים מקצועיים ואישור של הסמנכ"לים היוזם יוכל להתחיל בביצוע הפרויקט.
בעיות במצב הקיים
• תהליך הגשת הבקשה, בדיקה ואישור הבקשה מתבצעים במיילים בצירוף מסמכים בגרסת נייר;
•  אין אפשרות למעקב אחר סטטוס הבקשה-
• לא קיים בסיס נתונים  של כל הפרויקטים הנמצאים בתהליך בדיקה ופרויקטים שאושרו;
• לא קיים תיעוד של הבדיקה שבוצעה ואילו הערות/שינויים נדרשים על מנת לאשרה
• פעמים רבות האישורים מתעכבים מכיוון שלא יודעים היכן הבקשה נמצאת ומי מעכב את האישור;
• במהלך תהליך הבדיקה והאישור הודפסו ניירות רבים לצורך הבדיקה והעברה בין הגורמים;
• אין לו"ז מוגדר לסיום תהליך האישור ואין תזכורות למאשרים על עמידה בלו"ז

תהליך מקוון לבדיקה ואישור יזום פרויקטים
• מוחשב תהליך "זום פרויקטים" באמצעות כלי - SharePoint נבנה טופס מקוון באמצעות InfoPath ו והוגדר תהליך של בדיקה ואישור באמצעות Nintex.
• נתוני היזום נבדקים ומתועדים בטופס המקוון, כל האישורים מתבצעים באמצעות הטופס המקוון. כל הנתונים נשמרים באתר – SharePoint הכולל את כל הנתונים של הפרויקטים (Metadata).
פירוט התהליך המקוון:
יוזם הבקשה מזין את כל הנתונים בטופס המקוון, לאחר מכן הטופס נשלח באמצעות המייל לרפרנט האחראי על התהליך בחטיבה התפעולית. הרפרנט מנתב את הבקשה לבדיקה של גורמים השונים (בינוי, מערך נכסים, מחשוב וכו) לאחר בדיקת הבקשה ע"י הגורמים השונים הבקשה מועברת לאישור סמנכ"לים.
במהלך תהליך הבדיקה ואישור הבקשה ניתן לדעת בכל עת מה סטאטוס הבקשה.
בסיום התהליך היוזם וכל הגורמים המעורבים בתהליך מקבלים מייל בדבר אישור או דחיית הבקשה.

יתרונות התהליך המקוון
• חדשנות- יישום של יעד באסטרטגיית כללית
• אחידות- הגדרת תהליך ממוחשב אחיד בכל הארגון המשקף את התהליך בנוהל. 
• נגישות- ניתן למלא טופס בקשה מכל עמדה בכללית.
• כללית ירוקה- שמירה על איכות הסביבה (אין צורך להדפיס את הטופס)., חסכון בניירת
• עדכניות- מגיש הבקשה יכול לדעת את סטאטוס הבקשה בכל עת.
• יעילות- אין צורך לרדוף אחרי המנהלים על מנת לקבל אישורים, הבקשה מגיעה אליהם לדואר אלקטרוני.
•  ריכוזיות- ניהול הבקשות במערכת אחת.
• מעקב- אפשרות להפקת דוחות.
התייחסות של ע.סמנכ"ל חטיבת הקהילה לתהליך המקוון:
תהליך ייזום מקוון מהווה עבורי פתרון חדשני, מתקדם, יעיל ונוח ליישום הנוהל וזאת בשל הסיבות הבאות:
• מאפשר ניצול מושכל של משאבי הארגון
• מסדיר את לוחות הזמנים למענה לכל אחד מהגורמים המעורבים
• מוודא כי לכל שלב בפרוייקט קיימת חוות דעת מקצועית מתועדת
• מאפשר שמירה על מסגרת תקציבית של הפרוייקט שאושרה מראש
• מאפשר שקיפות כלפי כל הגורמים המעורבים לרבות הגורם היוזם.
• מונע התקדמות תהליך האישור שלא בהתאם להנחיות הנוהל.
צילום מסך מתוך המערכת (תהליך המקוון שנבנה באמצעות כלי של חברת Nintexׂׂ)